Postupně projdeme tyto části:
– registrace klientů,
– rezervace, notifikace a omluvy termínů,
– storno poplatek (v případě neomluvené absence).
Začínáme!
Při úvodu jste vyplnili základní nastavení. Vaši novou licenci je nutné dále přizpůsobit provozu. Jde především o storno poplatky, Vaše obchodní podmínky a případně také úpravu notifikací, které systém automaticky odesílá klientům. Dokud to nedoplníte, nezmizí z hlavního přehledu to otravné černé upozornění.
Registrace klientů
Vaším cílem je do systému zaregistrovat klienty, u kterých chcete systém záruk používat. Pokud se rozhodnete registrovat a evidovat všechny bez rozdílu, je to jen na Vás.
Při registraci klient vyplňuje email, telefon, jméno a příjmení, rok narození – tuto část za něj můžete předvyplnit i Vy, pokud tyto údaje znáte. Klient sám pak zadává údaje z platební karty a elektronicky podepíše souhlas s VOP.
Vyplnění (či pouze dokončení) registrace ze strany klienta lze řešit dvěma způsoby:
1) vzdáleně – klientovi na email odešlete žádost o dokončení registrace – to se provádí online v klientském portálu, takže jakmile to klient z pohodlí domova dokončí, dostanete o tom zprávu v systému
2) fyzicky – na recepci klientovi dáte vyplnit elektronický formulář na propojeném tabletu a o dokončení registrace víte okamžitě
Tip: Jaký tablet potřebujete pro registrace klientů? Není nutné mít žádné speciální zařízení, lze propojit i chytrý mobilní telefon, v podstatě bude fungovat jakékoliv zařízení, na kterém se připojíte k internetu. Tablet doporučujeme pro jeho větší displej, na kterém je vyplnění pohodlnější.
Pro přehlednost a kontrolu máte v databázi registrovaných klientů info o stavu účtů Vašich klientů. Účet nabývá 3 různých stavů:
– dokončeno (zelené),
– dokončeno, ale není vložená platební karta (oranžové),
– nedokončeno (červené).
Rezervace, notifikace a omluvy
Vše jednoduše a bez zbytečných starostí! Veškeré rezervace máte přehledně v tabulce nebo kalendáři v systému – pro lepší orientaci navíc barevně rozlišené podle jejich stavu:
Můžete tedy Saluteu používat i jako rezervační systém, kde přehledně vidíte obsazenost Vašeho diáře.
Teď už ale pojďme na samotný proces:
- Založení rezervace: Vytvoříte klientovi rezervaci (na vybrané pracoviště a s vybranými storno podmínkami).
- Notifikace: My klientovi pošleme na email potvrzení s informací ohledně storno podmínek. 24 hodin před vypršením termínu pro včasnou omluvu klient navíc obdrží SMS upozornění s odkazem na online portál, kde se může snadno a rychle omluvit.
- Omluva: Pokud se rozhodne omluvit, dostanete jeho omluvu na email daného pracoviště a zároveň jako notifikaci do systému – máte tedy prostor najít náhradníka.
- Klient dorazil: Pokud klient možnost omluvit se nevyužije, záleží na tom, zda opravdu dorazí. Když ano, dále nic neřešíte, po uplynutí lhůty pro nahlášení absence se rezervace automaticky označí jako provedená a vše je v pořádku.
Co když ale nedorazí? Pak je to přesně ta situace, ve které Vám Salutea může nejvíce pomoci. Díky registraci klienta, při které vložil své platební údaje, můžete snadno aplikovat storno poplatek. O tom se více dozvíte v dalším odstavci.
Elegantní řešení pro storno poplatky
Storno poplatek přichází na řadu ve chvíli, kdy se klient nakonec na poslední chvíli (a tedy příliš pozdě na to, abyste sehnali náhradníka) chce omluvit či ještě hůře se bez omluvy na domluvený termín neukáže.
Ve lhůtě pro nahlášení absence (tzv. karenční doba, kterou určíte sami v rámci nastavení) musíte rozhodnout, zda mu naúčtujete storno poplatek či nikoliv.
Opravdu záleží na Vás:
– pokud poplatek klientovi odpustíte, stačí nechat uplynout lhůtu pro nahlášení absence (nic neřešíte), ergo chovat se stejně tak, jako kdyby klient dorazil.
– pokud poplatek klientovi naúčtujete, uděláte to velice jednoduše jedním kliknutím v rezervaci, zbytek starostí (strhnutí z platební karty, vystavení dokladu, zaslání na email klienta) za Vás zajistí Salutea
Evidenci storno poplatků pak najdete v sekci Platby, kde vidíte jejich stavy a hlídat si jejich vyúčtování za dané období.
Tipy a doporučení pro uživatele
Maximálně informujte klienty a komunikujte s nimi o zavedení systému :
Představte svým klientům Saluteu jako nástroj, který bude dobře sloužit oběma stranám. Pomocníkem Vám k tomu budou informace na webové stránce pro pacienty či obecně informace pro klienty.
Promyslete, jak budete přistupovat ke klientům, kteří nebudou moci / nebudou chtít vložit do registrace svoji platební kartu:
Aby systém automatizace plně fungoval, vložení platební karty je nutné. V případě, že se Vaši klienti rozhodnout kartu nevložit nebo kartu nemají, musíte se rozhodnout, jakým způsobem budete jejich rezervaci řešit.
V sekci často kladených dotazů odpovídáme na vše, co by Vás mohlo ještě zajímat o fungování systému Salutea.
Co když máme více provozoven?
Pokud chcete mít více licencí Salutea, novou licenci založíte snadno z Vašeho uživatelského účtu, že kterého ji budete nadále spravovat (po přihlášení vždy vyberete, do které licence si přejete vstoupit).